Dział Zamówień Publicznych

Szanowni Państwo, 

informujemy, że w dniu 16 marca 2026 r. opublikowano Zarządzenie nr 17/2026 dotyczące zasad udzielania zamówień publicznych. Aktualizacja dostosowuje obowiązujące regulacje do zmienionych przepisów prawa, w tym do nowego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych wynoszącego 170 000 zł netto, oraz do wymagań związanych z wdrażaniem systemu SAP.

Najważniejsze zmiany w procedurach wewnętrznych:

do 20 000 zł brutto – brak obowiązku prowadzenia procedury (wystarczająca faktura/rachunek),

od 20 000 zł brutto – do 50 000 zł brutto – obowiązek przeprowadzenia rozeznania rynku,

powyżej 50 000 zł brutto – obowiązek pozyskania oferty cenowej,

powyżej 20 000 zł brutto – obowiązek zawarcia umowy.

Dodatkowo, dla zamówień o wartości od 10 000 do 20 000 zł brutto należy utworzyć w systemie dokument typu „zamówienie”, tj. wygenerować obligo FMZ (poziom 3) podlegające akceptacji Kwestora i dysponenta środków. 

Procedury „rozeznania rynku” oraz „pozyskania oferty cenowej” nie uległy zmianie. 

Zasady dotyczące planowania: 

Planowanie odbywa się za pośrednictwem uczelnianego systemu informatycznego, w oparciu o dostępne w nim grupy materiałowe. Dysponenci środków mogą zgłaszać do Działu Zamówień Publicznych (DZP) wnioski o dodanie nowych grup materiałowych – każdorazowo wraz z uzasadnieniem potrzeby ich wprowadzenia.

Dysponenci mogą w dowolnym momencie korygować swoje Plany Zamówień Publicznych. Wprowadzane zmiany są na bieżąco zatwierdzane systemowo przez DZP.

Każda jednostka zobowiązana jest do przekazania zatwierdzonego planu zamówień (dostawy, usługi i roboty budowlane) poprzez system informatyczny do 30 stycznia każdego roku.

Plany dotyczące projektów nadzorowanych przez CWP należy składać niezwłocznie po wprowadzeniu budżetu projektu do systemu, nie później niż w ciągu 2 tygodni od tej daty. 

DZP dokonuje systemowego zatwierdzenia wszystkich otrzymanych planów do 10 lutego.

Plany zamówień na roboty budowlane wymagają wcześniejszego uzgodnienia z Dyrektorem ds. Technicznych. Informację o procedurze uzgodnień jednostki otrzymują najpóźniej 30 listopada roku poprzedzającego planowanie. Planowanie robót budowlanych odbywa się według kompleksów budynków, zgodnych z podziałem w grupach materiałowych. Za prawidłową klasyfikację budynków odpowiada Dyrektor ds. Technicznych.

Plany zamówień stanowią podstawę ustalenia właściwego trybu postępowania. Przy wyborze trybu uwzględnia się charakter zamówienia — jednorazowy, realizowany w częściach lub okresowy. Szacowanie wartości odbywa się zgodnie z obowiązującymi zasadami, niezależnie od łącznej wartości pozycji w danej grupie materiałowej.

Podkreślamy, że suma wydatków w tej samej grupie materiałowej nie przesądza automatycznie o trybie postępowania.

W §14 Zarządzenia wprowadzono kosmetyczne doprecyzowania w zakresie katalogu wyłączeń. Zmiany dotyczą dwóch sytuacji:

c) zamówień udzielanych w związku z wyjątkową sytuacją wymagającą usunięcia nagłych awarii oraz zapobieżenia powiększaniu ich skutków, gdy zastosowanie trybów konkurencyjnych — ze względu na czas niezbędny na przeprowadzenie postępowania — mogłoby narazić Uczelnię na szkody, a udzielenie zamówienia musi nastąpić niezwłocznie;

d) przypadków, w których na rynku istnieje wyłącznie jeden wykonawca zdolny do realizacji zamówienia – z przyczyn technicznych, prawnych lub wynikających z konieczności zachowania kompatybilności.

Zmiany mają charakter doprecyzowujący i nie wpływają na ogólne zasady stosowania wyłączeń.

 W § 17 Zarządzenia wprowadzono zmianę polegającą na ustanowieniu obowiązku składania wniosku o wszczęcie postępowania wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem uczelnianego systemu informatycznego.

Zmieniony zapis brzmi:

1. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje na podstawie dokonanego w uczelnianym systemie informatycznym wstępnego unieruchomienia środków oraz prawidłowo wypełnionego i wprowadzonego do systemu elektronicznego wniosku o wszczęcie postępowania.
Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
Systemowe zatwierdzenie wstępnego unieruchomienia środków przez dysponenta jest równoznaczne z akceptacją danych zawartych we wszystkich załącznikach dołączonych do tego unieruchomienia.

Zarządzenie JM Rektora w sprawie udzielania zamówień publicznych nr 17/2026 z dn. 16/03/2026 r.